Bestuur en Ondersteuning

Opgaven worden integraal, projectmatig en waar mogelijk met externe stakeholders aangepakt.

Er zijn trainingen projectmatig werken georganiseerd, vaker wordt gewerkt met bestuursopdrachten.

Eenmaal per jaar wordt de aanpak van opgaven geëvalueerd en waar nodig bijgesteld.

Eind 2019 is de voortgang van het collegeprogramma gemonitord. De gemeenteraad is hierover geïnformeerd.

De ambtelijke samenwerking met Heemstede krijgt een meer formele status.

Hierover zijn voorstellen gedaan aan beide gemeenteraden, de besluitvorming loopt nog.

De gemeenteraad wordt beter (vooraf aan de besluitvorming) betrokken bij belangrijke opgaven/projecten.

De Kadernota was meer inhoudelijk zodat de raad meer in de gelegenheid was om kaders te stellen t.a.v. de Begroting.
In de Beeldvormende Avonden werd de raad via themasessies betrokken bij diverse onderwerpen en ontwikkelingen.
De stand van zaken projecten komt standaard aan de orde gekomen in de commissie Bestuur en Middelen.
De Bestuurlijke Termijn Agenda is opgenomen op de commissieagenda's.
Enkele malen was er een inloophalfuur over de Omgevingswet.

De gemeenteraad wordt voldoende geïnformeerd en gefaciliteerd om informatie te verkrijgen. Zo nodig worden systemen en werkwijzen aangepakt.

Wekelijks is alle voor de raad bestemde informatie via een griffiebericht aan de raad gestuurd. Agenda's en vergaderstukken zijn te vinden op het RIS. Er zijn (technische) verbeterslagen gemaakt om de vindbaarheid van stukken via de zoekfunctie op het RIS te verbeteren.
Op de Ingekomen Stukken Lijst zijn de (College)brieven gericht aan de raad te vinden. De categorisering is voor de overzichtelijkheid iets aangepast.
Voor, tijdens en na een raadsvergadering wordt de raad actief op de hoogte gebracht van moties en amendementen die ingediend worden, ingediend zijn en aangenomen/ verworpen zijn.

Medewerkers in staat stellen mee te gaan in de voorgestane organisatieontwikkeling.

- Tweemaal is een Kzoom College georganiseerd: strategische koers vertaalt in opleidingen voor en / of door medewerkers
- Medewerkers voorbereid op de invoering van de omgevingswet (o.a. interne maand van de Omgevingswet)
- Activiteiten om innovatiekracht te versterken: o.a. start ‘Ideeënfabriek’ (onder begeleiding uitwerken van innovatieve ideeën) en lunchbijeenkomsten met medewerkers rondom slimmer werken en innovatie.

Borgen van duurzame inzetbaarheid van medewerkers.

- Invoering van de regeling vitaliteit: een persoonlijk budget voor vitaliteit
- Deelname aan de regionaal georganiseerde Week van de Mobiliteit (met workshops o.a. op het gebied van vitaliteit en ontwikkeling)
- Aanschaf dynamisch meubilair

Wervingskracht op peil houden.

- Wervingssite 'werken bij' is geactualiseerd
- Zichtbaarheid op social media vergroot
- Wervingsacties meer gericht op specifieke doelgroepen.

Harmoniseren P&O-instrumentarium in het kader van de samenwerking met Heemstede.

- Invoering HR21: methodiek voor inrichting en indeling functies in functiehuis
- Invoering wet normalisering rechtspositie ambtenaren (WNRA): rechtspositie wordt zoveel gelijk met positie werknemers in bedrijfsleven.
- Update integriteitsbeleid
- Samen met regiogemeenten, na aanbesteding, een nieuw contract afgesloten voor uitzend- en payrollpersoneel.

Informatieniveau en de werking digitale informatiesystemen voor eerstelijns dienstverlening continu blijven verbeteren en innoveren (digitale dienstverlening).

Invoeren van de digitale parkeervergunning.
Digitaliseren van het proces verhuizingen.
Centrale stemopneming (centraal tellen van stemmen bij verkiezingen).

Verder ontwikkelen van een professionele klantbenadering en communicatie bij face to face klantcontacten (mensgerichte dienstverlening).

In gebruik nemen van hard en software ten behoeve van controle van persoonsgegevens.
Extra aandacht voor het werken op afspraak.
Extra aandacht voor sociale media d.m.v. WhatsApp.
Meer informatie beschikbaar bij het TIC voor snellere en betere afhandeling bij het kanaal telefonie.

Onderzoek 'Waar staat je gemeente'.

In 2019 is deelgenomen aan het onderzoek. De gemeente scoort (weer) hoog (cijfer 8!) wat betreft dienstverlening en voorzieningenniveau.
Klanttevredenheidsonderzoek d.m.v. 'smileys.'Loopt door naar 2020.

Efficiënte en kwalitatief goede dienstverlening aan inwoners en ondernemers bij de uitvoering van alle vergunning processen.

In 2019 zijn nieuwe verbeterde procesafspraken gemaakt tussen de teams RO en IOV om de kwaliteit van de dienstverlening binnen het ruimtelijk domein verder te verbeteren. Deze procesafspraken, waarin casemanagement leidend is, dienen als basis voor de andere wijze van werken onder de Omgevingswet.

Dienstverlening voor Wabo vergunningen overeenkomstig uitgangspunten Omgevingswet.

In 2019 is gestart met het project 'Dienstverlening onder de Omgevingswet’ wat onderdeel is van het Programma Omgevingswet. Het doel van dit project is om voor 1-1-2021 het gehele proces vergunningen, toezicht en handhaving (VTH) zowel organisatorisch als technisch aan te laten sluiten op het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO).

Extra inzet voor taken Documentaire Informatie Voorziening (DIV).

Beleidsmatig:
Vaststellen regelgeving rond archiefbeheer  en -toezicht
Uitvoering:
Regie en uitvoering implementatietraject Hoegle (applicatie voor zaakgericht werken en -beheer)

Doorontwikkeld en verder invoeren zaakgericht werken.

• Mbt ‘livegang’; basis training Mozard/Hoegle voor alle medewerkers (+ 350 medewerkers hebben deelgenomen) + inzet/opleiden trainers en keyusers + maken opleidingsmateriaal
• Bepalen proces bestuurlijke besluitvorming voor HMS en BMD (i.s.m. opstellers, bestuurssecretariaat, griffie, gemeentesecretarissen)
• Inrichting bestuurlijk behandel proces in Mozard/Hoegle
• Training ‘opstellen bestuurlijke stukken’ in Mozard/Hoegle + maken opleidingsmateriaal (13 trainingsmomenten voor opstellers!)
• Aansluiting DigiD voor GBKZ
• Inzetten digitale formulieren voor GBKZ
• Inrichting en verbetering van complexe processen (WABO, Beroep en Bezwaar, WOB, Opvoeren/wijzigen (nieuwe) medewerker, klussen studenten flexpool, Contractbeheer, Projecten, Koninklijke Onderscheidingen, Indien klacht)
• Procesinrichting/voorstel m.b.t. post-procedure irt Mozard/Hoegle (i.s.m. IB/DIV)
• Aanpassen organisatiestructuur in Hoegle
• Ongeveer 50 nieuwe zaaktypen ingericht
• Test inlezen bouwarchief BMD
• Div. updates van serverpark (Oracle/Windows) test & productie
• 909 meldingen Help-mij-met-Hoegle (+ 4,5 p/dag) waarvan 873 afgehandeld

Beheer architectuur en informatiebeveiliging.

In 2019 is het project 'Eén makelaar' uitgevoerd en vrijwel afgerond. Het is een project waarbij de data uitwisseling architectuur van beide gemeenten werd vereenvoudigd door het aantal gegevensknooppunten te minimaliseren (van 5 naar 3) en te standaardiseren tot de producten van nu nog twee leveranciers (het waren drie leveranciers). De verwachting is dat dit project het eerste kwartaal 2020 wordt afgerond.

Informatie gestuurd werken.

Geobeheer heeft in 2019 gewerkt aan het verhogen van de actualiteit en kwaliteit van de data binnen de afdelingen VOR en UOR (de basis op orde) om vervolgens beter te kunnen plannen en begroten (= sturen) op deze informatie. Hiervoor is het project ‘BOR – BGT op elkaar aansluiten’ in het leven geroepen. Dit project is gestart in maart en voltooid in juli. Daarnaast zijn er 2019 verscheidene nieuwe datasets aangemaakt (verkeersborden, weg belijning) en geactualiseerd (bomen, speeltoestellen).

Op 5 november 2019 heeft de Geo afdeling de behaalde resultaten tijdens GEOID getoond. Hier is ook een presentatie gegeven rondom het thema ‘Data = kennis’ waarbij een aantal interessante voorbeelden rondom het gebruik van eigen datasets zijn getoond. Een ander voorbeeld betreft het maken van een interdisciplinaire planning van de openbare ruimte en/of het in toenemende mate gebruik maken van data bij de besluitvorming van een meerjarenplanning.

Met actuele en kwalitatieve data kan men sturen op de actualiteit, accuraatheid en kwaliteit van bijvoorbeeld het gazon areaal, de gemeentelijke bomen, de belijning, bebording en de basisregistraties.

Implementatie nota 'grip op samenwerking'.

Ambtelijk worden voor- en najaarsbijeenkomsten georganiseerd om de bestuurlijke besluitvorming af te stemmen. Bij de beoordeling van jaarverslagen en begrotingen wordt het toetsingskader 'Grip op samenwerking' gebruikt.

Investeringsniveau collegeperiode bepalen en in 2019 herijken.

Elk begrotingsjaar wordt het investeringsprogramma geactualiseerd.

Onroerendezaakbelasting (OZB) wordt verhoogd.

In 2019 is een substantiële OZB verhoging doorgevoerd.

Mogelijkheden onderzoeken om kosten te besparen en dit na besluitvorming doorvoeren.

In 2019 is een startnotitie voor een kerntakendiscussie opgesteld. In het eerste deel van 2020 wordt de kerntakendiscussie gevoerd. De resultaten worden verwerkt in de meerjarenbegroting 2021 - 2024.